Autenticazione di sottoscrizione

L''autenticazione di firma consiste nell'attestazione da parte del dipendente addetto a ricevere la documentazione, notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa sua identificazione.

Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.

Il funzionario incaricato può autenticare ad esempio le sottoscrizioni apposte in calce a:

Degli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche.
Relative a quietanze liberatorie.
Sugli atti previsti dal Codice di Procedura Penale
Su determinati atti relativi alle adozioni
Su dichiarazioni inerenti la sussistenza del debito
Le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare) o in materia di adozione (art. 31 lett. e) L. 184/1983).
Le istanze e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati. Notiamo che “istanza”, in senso giuridico, è il documento col quale si chiede ad una PA di iniziare un iter amministrativo. Dato che, in questo caso, il c. 2 si riferisce specificamente a soggettidiversi dalla PA, il Legislatore deve necessariamente aver usato questo termine nel senso più generico di “richiesta”. Quindi sì all’autentica, ad esempio, su richieste rivolte a banche o assicurazioni

Non è invece possibile autenticare le sottoscrizioni apposte in calce a:

Dichiarazioni d'impegno e di volontà
Accettazioni o rinunce d'incarico
Procure (comunque siano denominati, sono atti con cui l'interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto)
Deleghe
Dichiarazioni future
Scritture private e meri rapporti tra privati
Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile.
Fogli in bianco o parzialmente in bianco (mancanti di parti sostanziali).

In tali casi sarà necessario rivolgersi ad un notaio.

Al fine dell'identificazione da parte dell'ufficio, occorre essere muniti di un documento di identità .

L'autenticazione sconta l'imposta di bollo ai sensi di Legge, salvo che ne venga prevista l'esenzione da una particolare norma esentativa.

Casi particolari:

- per i minorenni, la firma deve essere apposta da chi esercita la potestà o dal tutore;

- per gli interdetti, la firma deve essere apposta dal tutore;

- per chi non sa o non può firmare, il pubblico ufficiale ne dà atto previo accertamento dell’identità del dichiarante;

- se il dichiarante non è in grado di firmare, è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento

- se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell'incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà "impossibilitato alla firma per incapacità fisica" e poi procederà all'autenticazione; in questo caso comunque il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la propria volontà alla sottoscrizione;

- se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell'impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell'interesse dell'incapace, se l'incapacità non è temporanea sarà necessario che adottino le procedure di legge previste per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.